Los Project Managers en organizaciones civiles tienen la enorme responsabilidad de asegurar que los proyectos se ejecuten eficientemente. Sin embargo, muchas veces la comunicación no es vista como una prioridad en la gestión del proyecto, lo que puede llevar a perder oportunidades clave para financiamiento, visibilidad y alianzas estratégicas.
Dentro de un proyecto, es fundamental proponer líneas estratégicas de comunicación que fortalezcan la narrativa y el impacto de la iniciativa. Sin embargo, por falta de conocimiento muchos Project Managers suelen dejar fuera esta dimensión, lo que limita la capacidad del proyecto para conectar con actores clave y amplificar sus resultados.
Una estrategia de comunicación bien implementada puede ser clave para que los donantes vean los resultados del proyecto de manera clara y convincente ayuda a fortalecer la confianza en la organización y el proyecto mismo y puede asegurar financiamiento a un plazo mayor.
¿Por qué la comunicación es clave en la gestión de proyectos?
Un proyecto sin una estrategia de comunicación bien definida puede enfrentar problemas como:
- Falta de reconocimiento del impacto logrado.
- Dificultades para asegurar financiamiento y renovaciones de donaciones.
- Baja participación de actores clave y aliados estratégicos.
- Problemas de transparencia y reporte de avances.
La comunicación no es un extra, es una herramienta que potencia el éxito del proyecto.
5 claves de comunicación que todo Project Manager debe conocer
1. La comunicación empieza en la planificación del proyecto
Error común: Dejar la comunicación para el final, cuando es hora de hacer reportes.
Solución: Incluir un componente de comunicación desde la fase de diseño del proyecto.
- Define un Plan de Comunicación desde el inicio, con objetivos y KPIs alcanzables. Para ello, es fundamental que desde el primer momento integres al equipo de comunicación o a un especialista que pueda apoyarte en la creación de una estrategia realista, estructurada en fases y alineada con los hitos del proyecto. Así evitarás planes ambiciosos pero imposibles de ejecutar.
- Establece si habrá un responsable de la comunicación dentro de tu equipo. Contar con una persona encargada de implementar el plan de comunicación te permitirá delegar tareas de manera eficiente y garantizar que el mensaje del proyecto sea coherente en todas sus fases. No subestimes la importancia de esta figura: su trabajo puede marcar la diferencia en cómo se percibe y valora tu proyecto.
- Asegura que el presupuesto del proyecto contemple recursos específicos para comunicación. Una estrategia de comunicación efectiva requiere inversión. Antes de finalizar la planificación financiera del proyecto, revisa si los recursos asignados son suficientes para cumplir con las expectativas planteadas en tu plan de comunicación. De lo contrario, podrías encontrarte con estrategias bien diseñadas pero imposibles de ejecutar por falta de fondos.
2. Mensajes claros para cada actor clave
Error común: Usar el mismo mensaje para donantes, aliados y beneficiarios.
Solución: Adaptar el mensaje según la audiencia.
En un proyecto es vital poder considerar crear narrativas y productos de comunicación que seleccionen la información relevante y el enfoque correcto de los avances y resultados dependiendo del público involucrado.
- Para donantes, es esencial una comunicación que rinda cuentas sobre lo que se está haciendo y visibilice el impacto real del proyecto a través de historias de vida concretas. Mostrar cómo las acciones implementadas están transformando realidades genera confianza y aumenta la probabilidad de asegurar financiamiento a futuro.
- Para las comunidades donde se trabaja, la comunicación debe enfocarse en mostrar cómo su esfuerzo y participación tienen un impacto más allá del círculo inmediato. Es clave que vean reflejado su trabajo en logros tangibles y que se sientan motivados a seguir colaborando activamente en el proyecto.
- Para aliados estratégicos como gobiernos o empresas, la narrativa debe centrarse en la importancia de las alianzas para la consecución de objetivos. Es necesario evidenciar cómo la colaboración entre sectores contribuye a potenciar el impacto del proyecto y construir soluciones sostenibles.
- Y una lección importante: NUNCA pensar en comunicación para un público general, porque este no existe. La comunicación efectiva debe identificar claramente a los públicos a impactar y diseñar mensajes estratégicos para cada uno de ellos dentro del plan. Dibujar estos públicos desde el inicio permitirá una comunicación más precisa y efectiva, evitando esfuerzos dispersos que no generen los resultados esperados.
3. Comunicación interna eficiente para evitar problemas
Error común: Falta de alineación entre equipos técnicos, financieros y de comunicación.
Solución: Asegurar que todo el equipo tenga claro cómo se comunica el proyecto.
- En muchas ocasiones, existe una desconexión entre lo que cada equipo considera relevante comunicar dentro del proyecto. Los equipos técnicos, financieros y de comunicación pueden tener diferentes formas de explicar el mismo proyecto, lo que genera mensajes inconsistentes. Si cada uno lo explicara por separado, probablemente destacaría aspectos distintos, haciendo que la percepción general del proyecto varíe según quién lo cuente.
- Por ello, es fundamental mantener reuniones periódicas con los responsables de comunicación para alinear las narrativas y transformar los insights técnicos en productos de comunicación claros y accesibles. La clave está en traducir los logros del proyecto en mensajes comprensibles que mantengan la esencia técnica sin perder impacto.
- Crea un repositorio de mensajes clave y contenido base para que todos los equipos hablen el mismo idioma y haya coherencia en la comunicación interna y externa.
- Usa herramientas de gestión de comunicación interna como Trello, Slack o Notion para centralizar información y mejorar la coordinación entre áreas.
4. Reportar impacto de manera efectiva (y sin informes aburridos)
Error común: Entregar reportes llenos de datos sin un hilo conductor.
Solución: Combinar storytelling con datos para hacer reportes más atractivos y útiles.
- Aplica storytelling para humanizar los datos. No basta con presentar cifras, es necesario contar historias de cambio que ilustren cómo el proyecto ha transformado vidas y comunidades. Un testimonio poderoso puede generar más impacto que un listado de números.
- Estructura la información de manera visual. Infografías, resúmenes ejecutivos, gráficos y tablas comparativas facilitan la comprensión de los datos y hacen que los reportes sean más atractivos para diferentes audiencias.
- Adapta el formato del informe según el destinatario. Un donante busca conocer el impacto en términos de retorno de inversión social, mientras que una comunidad necesita ver ejemplos concretos de cómo el proyecto ha cambiado su entorno. Es clave ajustar la narrativa para cada audiencia sin perder coherencia.
- Incorpora conclusiones accionables. Más allá de reportar resultados, un buen informe debe ofrecer una visión sobre los aprendizajes del proyecto y las oportunidades de mejora. Esto permite que el reporte sea un cierre, además de una herramienta estratégica para futuras acciones.
5. No depender solo de redes sociales para la visibilidad del proyecto
Error común: Pensar que la comunicación se reduce a publicaciones en redes sociales.
Solución: Diversificar los canales de comunicación.
Las redes sociales son herramientas valiosas, pero no deben ser el único canal de comunicación. Es fundamental que el proyecto tenga una estrategia de visibilidad integral, que combine diferentes medios y espacios de difusión.
- Aprovecha los boletines informativos. Un boletín bien estructurado puede mantener a donantes y aliados actualizados sobre los avances del proyecto sin depender de algoritmos de redes sociales.
- Fortalece la comunicación en eventos y encuentros estratégicos. Presentar el proyecto en foros, conferencias o reuniones clave permite generar alianzas más sólidas.
- Relaciónate con medios de comunicación. Lograr que el proyecto sea mencionado en medios digitales, radio o prensa escrita amplifica su alcance y legitimidad.
- Explora formatos innovadores. Publicar artículos de opinión, podcasts o entrevistas con actores clave del proyecto puede atraer nuevas audiencias y fortalecer el posicionamiento del proyecto.
Conclusión: La comunicación es parte del éxito del proyecto
Un Project Manager no necesita ser experto en comunicación, pero sí tener conocimientos básicos clave y un equipo de comunicación que lo respalde para asegurarse de que su proyecto tenga una estrategia clara que sea exitosa. Incluir la comunicación en la planificación del proyecto y gestionar bien los mensajes puede marcar la diferencia entre un proyecto que cumple sus metas y uno que deja oportunidades sobre la mesa.
